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Última actualización: 6 de septiembre de 2026.

Política de Privacidad de Vondia

1. Quiénes somos y a qué se aplica

Vondia es una plataforma SaaS que permite a empresas («Clientes») ofrecer atención al cliente con IA por voz, WhatsApp y chat, con CRM, citas y campañas. Tratamos datos personales en DOS situaciones:

  • (A) Como RESPONSABLE: datos de quienes crean cuenta en Vondia y de quienes nos escriben en la web.
  • (B) Como ENCARGADO: datos de los clientes finales de nuestros Clientes (quienes hablan con un agente de IA). Aquí el Cliente es el Responsable y decide las finalidades; Vondia solo procesa siguiendo sus instrucciones bajo el Acuerdo de Encargo. Para esos datos, dirígete al Cliente correspondiente.

Marcos aplicables: RGPD y LOPDGDD (UE/España); Ley 1581/2012, Decreto 1377/2013 y 1074/2015 (Colombia); LFPDPPP (México); CCPA/CPRA y demás leyes estatales de privacidad (EE.UU.).

Responsable: TECH BRAIN SOLUTION SAS, NIT 901458534-6. Domicilio: CR 11 B BIS 124 A 15 AP 1002, Bogotá D.C., Colombia. Contacto: [email protected].

2. Qué datos tratamos

(A) Cuenta: nombre, correo, contraseña almacenada como hash (no reversible), rol. Facturación: plan y consumo; NO tratamos datos de tarjeta, porque el cobro se gestiona fuera de la plataforma. Uso/técnicos: logs, IP (a menudo seudonimizada), métricas. Comunicaciones que nos envías.

(B) De clientes finales: datos de contacto (teléfono, nombre si se aporta); contenido de las interacciones: transcripción y RESUMEN de conversaciones de voz, mensajes de WhatsApp/chat y datos derivados (intención, resultado, citas). Vondia no almacena el audio de voz como grabación (ver la sección 5). No pedimos datos sensibles deliberadamente; si un cliente final los aporta espontáneamente en una conversación, quedan en la transcripción y se les aplican los mismos plazos y medidas de seguridad.

4. Uso de inteligencia artificial

El servicio utiliza sistemas de inteligencia artificial para atender llamadas y mensajes, generar respuestas, transcribir conversaciones y elaborar resúmenes.

  • Aviso de IA. Al inicio de la interacción se informa a la persona de que está interactuando con un sistema de inteligencia artificial, conforme al artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial).
  • Sin decisiones automatizadas. No se adoptan decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o que afecten significativamente de modo similar a las personas (artículo 22 del RGPD). Siempre existe una vía de escalado a una persona.
  • Proveedores de IA utilizados. Google Gemini, incluido Gemini Live para la voz (principal); Groq (respaldo); OpenAI (transcripción de audio con Whisper y embeddings para búsqueda de conocimiento); Deepgram (reconocimiento de voz en tiempo real); y ElevenLabs y Cartesia (síntesis de voz). Todos actúan como encargados: tratan los datos siguiendo nuestras instrucciones para prestar el servicio.
  • Limitaciones. Las respuestas generadas por IA pueden contener errores o imprecisiones. No sustituyen asesoramiento profesional.

5. Llamadas, transcripción y resúmenes

Vondia NO almacena el audio de las llamadas como grabación: no existe ningún archivo ni campo donde se guarde. La voz se transcribe en el momento y, a partir de la transcripción, se genera un resumen; lo que se conserva es la transcripción y el resumen. Ahora bien, para poder transcribir y responder, el audio SÍ se transmite en tiempo real a los proveedores de reconocimiento y síntesis de voz indicados en la sección 7, que lo tratan como encargados y conforme a sus propios compromisos de conservación.

Al inicio de la llamada se informa de que la atención la presta un sistema de IA y de que la conversación puede ser transcrita para generar un resumen. Cuando el tratamiento se realiza por cuenta de un Cliente (situación B), corresponde a ese Cliente obtener el consentimiento de sus clientes finales cuando la ley aplicable lo exija.

6. Conservación

Conservamos los datos mientras exista la relación y, después, solo durante los plazos indicados; vencidos, se suprimen o anonimizan. Plazos por categoría:

  • Transcripciones y resúmenes de conversaciones: 12 meses.
  • Datos de cuenta tras la baja: 90 días; después se borran o se anonimizan.
  • Datos de contacto en el CRM de un Cliente: mientras dure la relación de ese Cliente con Vondia; después se suprimen o anonimizan.
  • Logs de seguridad: 12 meses.
  • Datos de facturación: 6 años, por obligación legal mercantil y fiscal.

7. Con quién los compartimos (encargados)

Estos proveedores actúan bajo contrato y solo con nuestras instrucciones. Es la MISMA lista que el Anexo del Acuerdo de Encargo.

Proveedores activos

  • Google (Gemini, Gemini Live) — IA de voz y texto — EE.UU. / UE.
  • Twilio — telefonía y mensajería — EE.UU..
  • Meta Platforms (WhatsApp Cloud API) — mensajería de WhatsApp — EE.UU. / UE.
  • Deepgram — transcripción de voz en tiempo real (recibe el audio de la llamada) — EE.UU..
  • OpenAI — transcripción de audio (Whisper) y embeddings para búsqueda de conocimiento — EE.UU..
  • ElevenLabs — síntesis de voz (TTS) — EE.UU..
  • Cartesia — síntesis de voz (TTS) — EE.UU..
  • Groq — IA de respaldo — EE.UU..
  • Render — alojamiento — EE.UU..
  • MongoDB — base de datos — EE.UU. / UE.
  • Resend — correo transaccional — EE.UU..
  • YCloud — mensajería de WhatsApp como Solution Partner de Meta — Singapur — Cláusulas Contractuales Tipo + evaluación de impacto de la transferencia.
  • Cloudflare — enrutamiento del correo entrante del dominio (Email Routing), seguridad y entrega web — EE.UU..

Contratados sin integración activa

Hoy NO intervienen en el servicio ni tratan datos personales. Se enumeran por transparencia: si alguno se activa, se anunciará antes de que trate dato alguno.

  • Plivo — telefonía por Cliente (previsto) — EE.UU..
  • Telnyx — telefonía en España y Colombia — EE.UU. / UE.

Los mensajes de WhatsApp circulan necesariamente por la infraestructura de Meta Platforms (WhatsApp Cloud API) y quedan sujetos, además de a esta política, a las políticas de privacidad de Meta. La telefonía se presta a través de Twilio.

NO vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad comportamental de terceros. Podemos divulgarlos si lo exige la ley o una autoridad competente.

8. Transferencias internacionales

Cuando el proveedor está certificado en el EU-US Data Privacy Framework, la transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea. Cuando no lo está, aplicamos Cláusulas Contractuales Tipo (Decisión (UE) 2021/914) junto con una evaluación de impacto de la transferencia. Desde Colombia, EE.UU. figura en la lista de países con nivel adecuado de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a [email protected]. Si tus datos los tratamos como Encargado (situación B), te redirigimos al Cliente Responsable, que es quien decide sobre ese tratamiento. No sufrirás ningún trato discriminatorio por ejercerlos.

Unión Europea y España (RGPD y LOPDGDD)

Acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad; a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos significativos; a retirar el consentimiento en cualquier momento; y a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es). Respondemos en el plazo de un mes desde la solicitud, prorrogable otros dos meses si la solicitud es compleja, avisándote de la prórroga.

Colombia (Ley 1581/2012)

Conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a los datos; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Atendemos las consultas en un plazo máximo de diez días hábiles y los reclamos en quince días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.

México — Aviso de privacidad y derechos ARCO (LFPDPPP)

Responsable: TECH BRAIN SOLUTION SAS, NIT 901458534-6, con domicilio en CR 11 B BIS 124 A 15 AP 1002, Bogotá D.C., Colombia.

Datos que se tratan: los descritos en la sección 2 — identificación y contacto, datos de facturación, datos técnicos de uso y el contenido de las conversaciones (transcripción y resumen). No se recaban datos personales sensibles de forma deliberada.

Finalidades. Primarias, necesarias para la relación: prestar el servicio, gestionar la cuenta, facturar, dar soporte, garantizar la seguridad y cumplir la ley. Secundarias, que requieren tu consentimiento y no condicionan el servicio: enviarte comunicaciones comerciales sobre Vondia.

Medios para limitar el uso o la divulgación. Puedes solicitar en cualquier momento que dejemos de tratar tus datos para las finalidades secundarias escribiendo a [email protected]; atenderemos la solicitud sin que ello afecte a la prestación del servicio.

Derechos ARCO. Tienes derecho a Acceder a tus datos, Rectificarlos cuando sean inexactos, Cancelarlos cuando consideres que no se requieren para las finalidades informadas y Oponerte a su tratamiento para fines específicos. Para ejercerlos escribe a [email protected] indicando tu nombre, un medio para comunicarte la respuesta, los documentos que acrediten tu identidad o representación, la descripción clara de los datos y el derecho que ejerces. Responderemos en un plazo máximo de veinte días hábiles y, si procede, lo haremos efectivo dentro de los quince días hábiles siguientes.

Transferencias. Las descritas en las secciones 7 y 8. También puedes revocar tu consentimiento por el mismo medio.

Cambios en este aviso. Se comunican publicando la versión vigente en esta misma página, con su fecha de última actualización.

Estados Unidos — derechos estatales

Si resides en un estado con ley de privacidad aplicable (California, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah y otros), tienes derecho a: conocer qué datos personales tratamos y con quién los compartimos; obtener una copia en formato portátil; corregirlos; eliminarlos; y excluirte de la venta o compartición de datos personales y del perfilado con efectos jurídicos o similarmente significativos.

  • No vender ni compartir mi información personal. Vondia no vende ni comparte datos personales para publicidad comportamental de terceros. Aun así, puedes ejercer esta exclusión escribiendo a [email protected] con el asunto «No vender ni compartir mi información personal».
  • Global Privacy Control. Reconocemos y respetamos la señal Global Privacy Control (GPC) enviada por tu navegador como una solicitud válida de exclusión.
  • Plazo de respuesta. Atendemos estas solicitudes en un plazo de 45 días, prorrogable cuando la ley lo permita, avisándote de la prórroga.
  • Sin discriminación. No te daremos un servicio distinto ni un precio distinto por ejercer estos derechos.

10. Eliminación de datos

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tus datos. Esta sección explica cómo hacerlo, qué se borra y en qué plazo. Enlace directo a esta sección: vondia.ai/privacidad/#eliminacion-de-datos.

Cómo pedir el borrado

  • Si tienes cuenta en Vondia (Cliente): escribe a [email protected] desde el correo asociado a tu cuenta, con el asunto «Eliminación de datos», o solicítalo desde el panel a través del centro de ayuda. Verificamos la identidad por ese mismo correo antes de actuar y te confirmamos por escrito cuando el borrado se ha completado.
  • Si hablaste con el agente de un Cliente (cliente final): tu Responsable es ese Cliente; dirígete a él. Si nos escribes directamente a [email protected], te redirigimos al Cliente y le asistimos para que pueda atender tu solicitud.
  • El Cliente puede pedir el borrado de un cliente final concreto (indicando el número de teléfono o el contacto): eliminamos sus conversaciones, resúmenes y datos de contacto dentro de la cuenta de ese Cliente.

Qué se borra y en qué plazo

  • Cuenta: al darla de baja, los datos de cuenta (perfil del negocio, configuración, agentes, conocimiento y credenciales de canales conectados) se borran o anonimizan en un plazo máximo de 90 días. Hasta entonces la baja es reversible y la cuenta sigue operativa para que puedas recuperar tu información o desistir.
  • Conversaciones (transcripciones, mensajes de WhatsApp/chat y resúmenes): se eliminan al vencer el plazo de conservación de 12 meses desde el cierre de la conversación, o antes si el Cliente lo pide.
  • Datos de facturación: se conservan 6 años por obligación legal mercantil y fiscal; no se borran a petición.
  • Datos en manos de encargados (sección 7): les trasladamos la instrucción de supresión conforme a sus compromisos contractuales.

Si conectaste tu WhatsApp a Vondia a través de Meta, también puedes pedir el borrado por los medios de esta sección: eliminamos los datos de esa conexión (número, credenciales y conversaciones) con los mismos plazos.

11. Seguridad

Cifrado de credenciales y de tokens (AES-256), cifrado en tránsito (HTTPS), aislamiento estricto entre Clientes, control de acceso por roles, límites de consumo, comprobación de las firmas de los webhooks entrantes, invalidación de sesiones y registros de seguridad. Ante una brecha con riesgo, notificamos conforme a la ley y sin dilación indebida.

12. Menores

El servicio se dirige a empresas y profesionales; no está destinado a menores ni recopilamos conscientemente sus datos.

13. Cookies

El uso de cookies se rige por nuestra Política de Cookies. Vondia solo utiliza cookies estrictamente necesarias para que la web y el inicio de sesión funcionen.

14. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política; publicaremos siempre la versión vigente en esta página con su fecha de última actualización, y avisaremos de los cambios sustanciales por los medios de contacto que tengamos. Contacto: TECH BRAIN SOLUTION SAS, CR 11 B BIS 124 A 15 AP 1002, Bogotá D.C., Colombia · [email protected].