Términos y Condiciones de Vondia

1. Aceptación

Estos Términos regulan el uso de Vondia, plataforma titularidad de TECH BRAIN SOLUTION SAS, NIT 901458534-6, con domicilio en CR 11 B BIS 124 A 15 AP 1002, Bogotá D.C., Colombia, por la empresa o profesional que contrata («el Cliente»). Al crear cuenta o usar el servicio, el Cliente los acepta. Si aceptas por una organización, declaras poder obligarla.

2. El servicio

Vondia permite configurar agentes de IA que atienden por voz, WhatsApp y chat, con CRM, citas, base de conocimiento y campañas. Se presta «tal cual» y evoluciona; podemos cambiar funcionalidades avisando los cambios sustanciales.

3. Cuentas y seguridad

El Cliente es responsable de la veracidad de sus datos, de la confidencialidad de sus credenciales y de la actividad bajo su cuenta; debe avisar de usos no autorizados. Podemos exigir verificación de correo y autenticación adicional.

4. Planes, consumo y pagos

Planes de suscripción con recursos incluidos y excedentes por consumo, según el catálogo vigente. MODELO DE FACTURACIÓN: todos los costes de proveedores subyacentes (IA, telefonía, mensajería) se facturan a Vondia, y el Cliente paga ÚNICAMENTE a Vondia su plan y excedentes; el Cliente no recibe ni paga facturas de esos proveedores por el uso dentro de la plataforma. Los precios pueden actualizarse con aviso razonable. El impago puede conllevar la suspensión del servicio. En la fase inicial la facturación puede ser manual.

Impuestos. Los precios se entienden sin impuestos indirectos. Los impuestos que resulten aplicables (IVA, IGIC, IVA colombiano u otros tributos análogos) se repercutirán adicionalmente según la normativa aplicable al domicilio del Cliente y con los tipos vigentes en cada momento.

5. Uso aceptable

Prohibido usar Vondia para: actividades ilegales o engañosas; spam o mensajes que incumplan las políticas de WhatsApp/Meta, de los operadores o de protección de datos; suplantación; vulnerar derechos de terceros; acceder a datos de otros Clientes o comprometer la seguridad; tratar datos sensibles o de menores sin base legal; usos que dañen el servicio. El Cliente es responsable del contenido que carga y de los mensajes que sus agentes envían.

6. Inteligencia artificial y exactitud

Las respuestas del servicio las genera un sistema de inteligencia artificial y pueden contener errores, omisiones o imprecisiones. Vondia no garantiza la exactitud, integridad ni idoneidad de las respuestas generadas.

• El Cliente es el único responsable del contenido de su Centro de Conocimiento y de la configuración de sus agentes: es lo que determina qué responde la IA.
• Queda PROHIBIDO usar el servicio, sin supervisión humana, para prestar asesoramiento sanitario, financiero regulado o jurídico, así como para adoptar decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre personas o las afecten significativamente de modo similar.
• El Cliente debe mantener supervisión humana sobre el funcionamiento de sus agentes y ofrecer a sus clientes finales una vía de escalado a una persona.

7. Grabación, transcripción y avisos

El audio de las llamadas no se almacena como grabación: se transcribe y se resume. Aun así, la transcripción de una comunicación está sujeta a normas de consentimiento que varían por territorio.

• El Cliente es responsable de obtener el consentimiento de sus clientes finales para la transcripción de las llamadas cuando la ley aplicable lo exija.
• Vondia proporciona el aviso de uso de inteligencia artificial al inicio de la interacción. El Cliente no debe desactivarlo, ocultarlo ni alterarlo, ni configurar sus agentes para negar que son un sistema automatizado.
• Advertencia sobre EE.UU.: en determinados estados la ley exige el consentimiento de TODAS las partes de la comunicación para grabarla o transcribirla. El Cliente debe verificar y cumplir el régimen aplicable a cada destinatario.
• El Cliente mantendrá indemne a Vondia frente a cualquier reclamación, sanción o gasto derivados del incumplimiento de esta cláusula.

8. Campañas salientes

Las campañas de llamadas o mensajes salientes las configura y lanza el Cliente bajo su exclusiva responsabilidad.

• El Cliente garantiza disponer de consentimiento previo, expreso y documentable de cada destinatario para recibir la comunicación por el canal utilizado.
• El Cliente es responsable de respetar los horarios permitidos, las listas de exclusión (Lista Robinson, listas de no llamar y equivalentes) y la normativa aplicable, incluida la TCPA y las reglas de la FCC sobre uso de voz artificial o generada por inteligencia artificial en llamadas en EE.UU.
• El Cliente debe ofrecer y respetar un mecanismo de baja (opt-out) sencillo y efectivo en cada comunicación.
• El Cliente mantendrá indemne a Vondia frente a reclamaciones, sanciones o gastos derivados de sus campañas.

9. WhatsApp

• El uso del canal de WhatsApp se rige además por las políticas de Meta Platforms aplicables a WhatsApp Business y a la WhatsApp Cloud API, que el Cliente declara conocer y aceptar.
• El Cliente es responsable de obtener y conservar el opt-in de sus destinatarios.
• El Cliente es responsable del uso de plantillas aprobadas por Meta cuando la comunicación se inicia fuera de la ventana de servicio de 24 horas, y del cumplimiento de las categorías y límites de calidad que Meta imponga.
• Meta puede limitar, suspender o retirar el acceso al canal por sus propias políticas. Vondia no responde de esas decisiones.

10. Datos personales y roles

Respecto de los datos de los clientes finales del Cliente, el Cliente es RESPONSABLE y Vondia ENCARGADO, según el Acuerdo de Encargo (DPA), parte de estos Términos. El Cliente garantiza tener base legal y autorizaciones, informar a sus clientes finales y, cuando proceda, indicar que la atención es automatizada y que la conversación puede ser transcrita para generar resúmenes. El tratamiento de los datos del propio Cliente se rige por la Política de Privacidad.

11. Propiedad intelectual

La plataforma, software, marcas («Vondia», el isotipo) y contenidos son de TECH BRAIN SOLUTION SAS o sus licenciantes. Se concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva e intransferible durante la vigencia. Los datos y contenidos del Cliente siguen siendo suyos; concede a Vondia la licencia necesaria para alojarlos y procesarlos y prestar el servicio.

12. Disponibilidad y soporte

Vondia se compromete a una disponibilidad del 99,5% mensual del servicio, medida sobre cada mes natural.

Quedan EXCLUIDOS del cómputo de ese compromiso:

• Las ventanas de mantenimiento programado, anunciadas con antelación razonable.
• Las interrupciones causadas por fallos de proveedores de terceros de los que depende el servicio: Google, Twilio, Telnyx, Meta y Render.
• Los supuestos de fuerza mayor y las incidencias imputables a la red, los equipos o la configuración del propio Cliente.

El soporte se presta por correo electrónico en [email protected], en horario laborable y con respuesta en plazo razonable según la gravedad.

13. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso por impago, incumplimiento, riesgo de seguridad o requerimiento legal. El Cliente puede darse de baja cuando quiera. Tras la terminación, sus datos se eliminan o anonimizan en los plazos de la Política de Privacidad, salvo obligación legal de conservarlos; puede solicitar exportación antes de la baja.

14. Garantías y responsabilidad

El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías más allá de lo imperativo. Vondia no garantiza que la IA sea siempre exacta ni resultados comerciales concretos. En la máxima medida legal, la responsabilidad total de Vondia se limita al importe pagado por el Cliente en los 12 meses previos al hecho, y se excluyen daños indirectos (lucro cesante, pérdida de datos o negocio). No se limita lo que la ley no permita excluir.

15. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a Vondia frente a reclamaciones de terceros derivadas del contenido, mensajes o uso que haga en incumplimiento de estos Términos o de la ley.

16. Modificaciones, ley aplicable y contacto

Podemos modificar estos Términos (versión vigente con su fecha; cambios sustanciales con aviso razonable). Ley aplicable: legislación de la República de Colombia. Para cualquier controversia, las partes se someten a los jueces y tribunales de Bogotá D.C., sin perjuicio de las normas imperativas de protección de datos que resulten aplicables según la residencia del interesado y de los derechos imperativos que correspondan al Cliente. Contacto: [email protected].